Alias o Lista de Distribución
Para solicitar un alias o lista de distribución (en google eran grupos), debe realizar lo siguiente:
Debemos acceder a la página: https://mesadeservicios.uc.cl/, allí seremos redireccionados al CAS UC e ingresamos con nuestras credenciales del Portal UC.
Debemos hacer clic en “Hacer una solicitud”.
Ahora debemos navegar por la opciones para solicitar la indicada.
Primero, Seleccionar las categorías Comunicación y colaboración -> Servicios de correo electrónico.
Ahora debemos seleccionar la Opción Alias para hacer la solicitud.
Por último, ya debemos realizar la solicitud del Alias indicando:
1.- Nombre Formal de la Lista o Grupo de Distribución.
2.- Correo UC(No se admiten correos Externos) que debe tener la Lista o Grupo de Distribución.
3.- Propietario de la Lista o Grupo de Distribución(nombre y correo UC).
4.- El listado de miembros con su nombre y correo UC. Preferiblemente, adjuntar esta información en un archivo Excel. Esto es opcional, puesto que, el propietario, puede modificar los miembros de la lista o grupo desde el Gestor de Grupos de Distribución.
5.- Por último, podemos indicar configuraciones adicionales, tales cómo:
a.- Recibir correos desde dominios externos, es decir, que desde un correo @gmail.com se pueda enviar correos a esta Lista o Grupo y los miembros lo reciban.
b.- Aprobación de pertenecia, esto es, si desea que sea Abierto: cualquier usuario puede unirse a este grupo sin aprobación del propietario. Cerrado: Solos los propietarios del grupo pueden agregar miembros. Todas las solicitudes se rechazarán automáticamente. Aprobación del propietario: cualquier persona puede solicitar unirse a este grupo y los propietarios deben aprobar la solicitud.
Recordemos que cualquier solicitud creada en este nuevo sistema genera un ticket y además recibiremos correos en los diferentes estados del mismo.
Cómo mencionamos en el procedimiento anterior, Microsoft 365 tiene una herramienta que nos permite gestionar los Alias o Grupos de Distribución de una manera sencilla y rápida. A continuación, le mostraremos donde encontrarla y las funciones básicas de la misma.
Para acceder debemos en nuestro correo UC, hacer clic en la rueda dentada en la parte superior derecha y se desplegará la ventana de configuración.
En la ventana de configuración debemos hacer clic en General -> Grupos de distribución y hacer clic en el enlace este portal.
Por último, nos redireccionará al Portal de Alias o Grupos de distribución de Exchange.
En esta sección de esta Gestor podemos consultar a que Alias o Grupos pertenecemos, consultar a los miembros de los mismos y abandonarlo en caso que no sea de nuestro interés.
Solo con hacer clic en el nombre de estos Alias o Grupos de distribución podemos ver a los miembros o abandonarlos.
Para ver los miembros del Grupo solo debemos hacer clic en la pestaña Miembros con su Rol y en la parte superior en Abandonar Grupo si ya no desemos pertener a él.
En esta pestaña del Gestor de Alias o Grupos de distribución, podemos ver los grupos de los cuales somos propietarios, por lo tanto, podemos agregar/eliminar usuarios y revisar configuraciones adicionales.
Solo con hacer clic en alguno de los Grupos de distribución o Alias, podemos acceder a la configuración. Cómo vemos en la parte superior tenemos la Opción de Eliminar el Grupo, además tenemos toda la información básica del mismo.
Si hacemos clic en la opción Editar la configuración general. Podemos editar cualquiera de los campos mostrados.
Haciendo clic en la pestaña Miembros, además de poder consultar la lista de integrantes y su Rol.
Si hacemos clic en en alguno de los enlaces en la parte inferior de los Propietarios o Miembros, podemos eliminarlos o agregar un nuevo miembro. Por ejemplo, si hacemos clic en Ver todos los miembros y administrarlos.
Para Adicionar algún miembro, debemos hacer clic en Agregar miembros y completar el correo UC en la barra de búsqueda, seleccionar al usuario y hacer clic en Agregar.
Se incorporará el usuario a la Lista y debemos Guardar los cambios.
Para Eliminar algún miembro, solo debemos hacer clic sobre su nombre y hacer clic en Eliminar en la parte superior derecha.
La útlima pestaña, es la de Configuración. En esta pestaña tenemos básicamente 2 configuraciones principales, las cuales son, establecer remitentes específicos y establecer un moderador para que revise y apruebe los mensajes, la última configuración Opciones de correos electrónico NO debe editarla.
Para restringir las personas que envían mensajes al Alias o Grupo de Distribución, debe hacer clic en Editar Administración de Entregas y en la siguiente ventana debe cargar los correos UC de los usuarios y hacemos clic en Guardar.
Por último, para establecer el Moderador de mensajes se debe hacer clic en Editar la aprobación de mensajes. Marcar el Check, listar los correos UC de los Moderadores, Listar a los Remitentes que no necesitan aprobación en caso de que los hubiese, indicar si se notificará al remitente si no se aprueba su mensaje y hacemos clic en Guardar.
Importante: En Microsoft 365 existen distintos tipos de Grupos y que cumplen distintos fines, para saber más de ellos le invitamos a leer el siguiente artículo de Microsoft: Grupos en Microsoft.
En caso de necesitar ayuda, por favor comuníquese con nuestra Mesa de Ayuda al teléfono: +56 9 5504 7500 / anexo 7500 o vía email a 7500@uc.cl.